Le jeudi 24 juin 2021, la chaîne CFS+ qualite-et-formation-professionnelle.fr a reçu Stéphane RÉMY et Agnès GLAS, de la Direction Générale à l’Emploi et à la Formation Professionnelle (DGEFP) au Ministère du travail.
Nous vous proposons ici la transcription fidèle des échanges entre nos deux invités, et Jacques ABÉCASSIS, de LUCID conseil formation, et Michel BAUJARD, de CFS+.
Nombre de prestataires certifiés – Non-conformités – Audits et contrôles – Usage de la marque Qualiopi ® – Recensement des prestataires certifiés – Formation des auditrices et des auditeurs – Accompagnement à la certification – Évolutions du Guide de lecture – Recueil des avis des financeurs – Formations à distance – Coûts de la certification – Nouveaux entrants – Audits de surveillance – Fin des audits initiaux à distance – Clôture du webinaire – Rediffusions vidéo du webinaire – Prochains webinaires CFS+.
Marque déposée par l’État
LE RÉFÉRENTIEL NATIONAL QUALITÉ A DEUX ANS
Michel Baujard, CFS+ (MB) :
Bonjour à toutes et à tous ! Je suis ravi d’accueillir cet après-midi Stéphane Rémy et Agnès Glas de la DGEFP (Ministère du Travail), ainsi que Jacques Abécassis, Président de LUCID conseil et formation, que vous connaissez déjà puisque nous faisons pour la deuxième année ce webinaire. L’année dernière, nous avons fêté la première année de Qualiopi, et nous nous retrouvons aujourd’hui pour ses deux ans.
Nous ferons un point d’étape sur les modalités de déroulement des audits, car il y a désormais de nombreuses personnes qui commencent à se lancer dans les audits de surveillance. Nous parlerons de l’usage de la marque Qualiopi, qui a des règles très précises indiquées dans une charte d’usage de la marque ; des perspectives d’évolution du référentiel national ; de l’accompagnement vers la certification Qualiopi ; et enfin des quelques questions-réponses qui nous ont été envoyées à l’avance.
Le nombre de prestataires certifiés au 15 juin 2021
Commençons par ce point d’étape avec nos amis de la DGEFP : quel est le nombre de prestataires certifiés et de prestataires en cours de certification ?
Stéphane Rémy, DGEFP (SR) :
Avant de vous communiquer ces chiffres, j’aimerais d’abord vous remercier de nous donner à nouveau l’occasion d’échanger et de faire un point d’étape sur la démarche qualité. C’est l’un des douze chantiers issus de la réforme de la formation et de l’apprentissage qui a été initiée avec la loi du 5 septembre 2018. Évidemment, au-delà de la loi, ce sont de nombreux décrets d’application, des arrêtés, des questions/réponses, des foires aux questions. C’est aussi une année de pandémie, dont nous ne sommes pas encore officiellement sortis, qui a eu un impact majeur sur l’année 2020. Il faut bien le mesurer, en particulier pour l’offre de formation que j’imagine que la plupart d’entre vous représentez, avec une fermeture aux usagers à compter du 16 mars 2020 et un confinement total.
Je pense que c’est vraiment important de se souvenir qu’on a vécu cette période exceptionnelle très contraignante, même si on a réussi, je crois, collectivement, à assurer la continuité pédagogique, notamment en matière d’apprentissage mais aussi pour la formation des salariés et des demandeurs d’emploi. C’était important de pouvoir assurer cette continuité pédagogique. Progressivement, au fur à mesure des différents confinements, on a pu retrouver un chemin un peu plus normal, et ce d’autant plus depuis quelques jours et semaines. On est encore dans une période qui reste difficile, et il y a eu beaucoup d’interventions de la part de la puissance publique. Je pense notamment au plan de relance, qui a permis d’irriguer un certain nombre de solutions pour les entreprises en complément de tout ce qui a été fait au titre de l’activité partielle, qui a été l’amortisseur principal du choc économique et social que l’on a rencontré. On en a profité aussi pour essayer de garder le lien avec la connaissance, avec la compétence, notamment à travers le dispositif du FNE-Formation. Je pense qu’il est important de mesurer ces efforts, qui continuent avec des exigences un peu plus renforcées sur le volet 2021, mais on a toujours cet accompagnement auprès des entreprises et des salariés. De fait, l’offre de formation est au rendez-vous.
La démarche qualité a un rendez-vous qui a été décalé au 1er janvier 2022. Compte tenu de l’impossibilité de réaliser des audits dans de bonnes conditions, on a aussi fait évoluer un certain nombre de textes pour permettre la réalisation des audits initiaux à distance. C’est une modalité qui est assez intéressante par rapport au contexte que l’on a connu, et dans le contexte général de digitalisation et d’hybridation des formations. C’était déjà un enjeu avant la réforme, et cette dynamique s’est accélérée.
Les données que je vais vous communiquer sont des données qui ont été arrêtées au 15 juin 2021. Nous comptions alors 10 712 organismes qui ont été d’ores et déjà certifié Qualiopi et 9 331 organismes de formation qui sont engagés dans la démarche de certification. Si on cumule ces deux chiffres, cela représente 20 043 prestataires qui sont soit d’ores et déjà certifiés Qualiopi, soit qui sont en cours de certification. On a encore quelques mois devant nous pour permettre à d’autres organismes d’engager la démarche. Il ne faut pas perdre de temps, parce que plus on se rapproche de l’échéance et plus les choses peuvent être difficiles en termes de calendrier.
J’aimerais cependant rassurer sur ce point ceux qui nous écoutent, et notamment ceux qui n’ont pas encore initié leur demande de devis auprès d’un organisme certificateur. Il y a 29 organismes certificateurs (NLDR : 31 depuis ce webinaire), dont la liste est publique et que vous pouvez trouver facilement sur le site du ministère. L’assiette des organismes certificateurs qui vous permettent de vous faire certifier est désormais assez importante. C’était une des craintes exprimées dans les premiers échanges, et on nous interpellait sur la capacité à avoir un nombre suffisant de certificateurs. Là, objectivement la réponse est « Oui » ! Cela veut dire aussi que les prestataires de formation doivent choisir et contacter les certificateurs, et voir quels sont ceux qui disposent du calendrier le plus adapté. Il y a aussi une question de coût, car la certification est un marché libre, donc il faut pouvoir comparer les différents tarifs. Le meilleur conseil que l’on puisse donner aux uns et aux autres, c’est bien de prendre attache avec ces organismes, de confronter leur offre, de les écouter et de se renseigner sur leurs modalités d’intervention. Il y a encore plusieurs mois devant nous pour ce faire et, pour les organismes en question, pour s’engager dans la démarche afin de se faire certifier.
Jacques Abécassis, Lucid Conseil-Formation (JA) :
À ce sujet, il y a un bruit qui court parmi certains organismes de formation, qui ont l’habitude des reports successifs et qui se disent qu’il n’y aura pas assez d’organismes de formation certifiés, amenant ainsi l’échéance du 1er janvier 2022 à être encore reportée. Avez-vous quelque chose à dire à ce sujet ? Est-ce que quelque chose de ferme a été décidé à ce propos ?
SR :
Je pense qu’il faut que l’esprit de responsabilité soit de mise. On a toujours un rendez-vous qui est clair au 1er janvier 2022, donc il ne faut pas perdre de temps, sans se précipiter. Comme j’ai eu l’occasion de le rappeler régulièrement, il faut bien préparer cet audit initial, soit en s’auto-évaluant, soit en se faisant accompagner. Les durées d’audit sont relativement courtes et sont variables selon le chiffre d’affaires et le caractère éventuellement multi-sites des organisations. C’est sûr que c’est plus facile si la démarche a été engagée depuis plusieurs années, car on n’est pas en terrain complétement inconnu ; mais attention, les exigences ne sont plus les mêmes ! Il y a des critères nouveaux et des indicateurs nouveaux. Ce sont des certificateurs qui sont en charge de cette certification. Ils sont eux-mêmes accrédités par le Comité Français d’Accréditation (COFRAC).
On n’est plus dans le même cadre que celui qui fonctionne encore aujourd’hui et jusqu’à la fin d’année, [Datadock NDLR], donc attention à ne pas préjuger des reports de calendrier. Il y a eu un report qui était complétement logique et cohérent, et il y en a eu beaucoup d’autres sur plein d’autres sujets, donc la qualité n’a pas fait exception compte tenu de ce que j’ai rappelé au sujet de la Covid. Le calendrier est toujours devant nous, et c’est le 1er janvier 2022. Il faut s’y préparer, ne pas perdre de temps pour contacter les certificateurs et faire son choix librement pour sélectionner celui qui apparaît le plus adapté. En tout cas, l’assiette des certificateurs est importante, et je voulais le souligner parce qu’il y a toujours eu de l’inquiétude en se demandant « Est-ce que j’aurai suffisamment de temps ? », « les délais ne seront-ils pas trop lents ? ». Évidemment, chaque organisme a son organisation, ses modalités, son calendrier, et il faut pouvoir comparer utilement les différentes propositions.
MB :
Oui, et les certificateurs ont aussi des auditeurs en nombre suffisant à leur disposition, soit comme salariés, soit comme intervenants externes, et je pense qu’avec 29 certificateurs [31 désormais, NDLR], on doit pouvoir tenir la route jusqu’à la fin de l’année.
La question suivante portait sur l’estimation que l’on peut attendre en termes d’organismes restant à certifier.
SR :
C’est difficile de répondre parce que l’accès à la certification est libre. Les organismes qui sont attendus sont ceux qui travaillent sur fonds publics ou sur fonds mutualisés. Parmi les financeurs auprès desquels il faudra attester de son certificat de qualité, on a les opérateurs de compétences, les associations Transition professionnelle, l’État (on parlait du FNE-Formation), les Régions, l’Agefiph, le groupe de la Caisse des dépôts et consignations et Pôle emploi. On a une donnée de repères qu’on peut partager avec ceux qui nous écoutent. Cette donnée est issue des déclarations qui sont faites par les organismes de formation eux-mêmes par le biais des bilans pédagogiques et financiers adressés aux services régionaux de contrôle ; non plus des DIRECCTE, mais des DREETS, qui sont les nouveaux acronymes de nos services déconcentrés de l’État au niveau régional et une réforme territoriale de niveau départemental [DRIEETS en Île-de-France, NDLR]. C’est aussi auprès de ces organismes que l’on peut s’informer.
Un peu plus de 30 000 organismes déclarent au moins 1 euro de chiffre d’affaires sur cette catégorie de fonds, publics ou mutualisés. Un peu moins de 20 000 organismes réalisent plus de 10 000 euros de chiffre d’affaires, et si on dépasse les 50 000 euros de chiffre d’affaires, on tombe à 10 000 organismes de formation. La notion de chiffre d’affaires réalisé a donc un impact immédiat. Ces données sont issues des bilans pédagogiques et financiers de 2021, qui concernent donc le millésime 2020. Cette information permet cependant d’avoir un ordre de grandeur sur les cibles potentielles qui peuvent être attendues.
Nous avons dit précédemment qu’il y a environ 20 000 organismes soit certifiés, soit en cours de certification, et il reste encore un semestre devant nous qui peut permettre à ceux qui ne l’ont pas encore fait et qui ont vocation à être certifiés au 1er janvier 2022 de pouvoir engager sereinement la démarche dans les mois qui viennent. Il peut être utile pendant la période estivale de se préparer et de prendre les rendez-vous avec les organismes certificateurs, et au contraire éviter d’attendre la fin de l’année, car le calendrier sera plus tendu.
MB :
Le conseil est de prendre rendez-vous maintenant et de fixer les dates d’audit.
SR :
Oui, en tout cas se renseigner. C’est important de se renseigner parce qu’il y a une réalité sur le temps, le coût, le calendrier, mais aussi sur le temps de se préparer. On peut aussi s’auto-évaluer, et de nombreux outils ont été mis en place sur le site du ministère. Je pense évidemment au guide de lecture, qui permet d’avoir une approche pratico-pratique de ce qui est attendu : les conformités, les non-conformités et les niveaux attendus de chaque indicateur en fonction des catégories d’actions qui ont fait l’objet de la demande de certification. N’hésitez pas à aller sur le site du ministère pour identifier la liste des organismes certificateurs et consulter le guide de lecture et la foire aux questions, qui porte sur les questions les plus techniques qui peuvent se poser avec des réponses qui sont, je crois, assez précises.
JA :
Il y a notamment un « Questions/Réponses » qui porte sur les CFA.
SR :
Oui, il y a un « Questions/Réponses » sur les CFA puisqu’ils sont désormais concernés, même si les CFA historiques ont jusqu’à la fin d’année 2021 pour déclarer leur activité. Cela fait partie de l’obligation d’entrer sur le marché de la formation, et cela passe par le régime de déclaration d’activité.
Les non-conformités
JA :
Est-ce que des types de non-conformités vous ont été remontés de manière plus spécifique par les certificateurs ?
SR :
Non, ce n’est pas une donnée que l’on suit de manière statistique en essayant de voir quelles sont les non-conformités qui seraient les plus courantes. On aura ces éléments a posteriori. Par contre, en fonction des retours qu’on a pu avoir avec les organismes certificateurs, car nous avons des échanges réguliers avec eux, nous avons fait évoluer le guide de lecture. Je pense notamment au sujet de l’accueil des personnes en situation de handicap, car il a fallu préciser quelles étaient les responsabilités des prestataires en la matière. Les quelques évolutions du guide de lecture sont aussi issues des échanges qu’on a pu avoir avec des organismes de formation, qui ont pu faire remonter des questionnements. On en est désormais à la v7 de ce guide. Il a évolué aussi pour préciser les situations relevant d’une non-conformité mineure ou directement d’une non-conformité majeure, et comment les corriger si on passe en dessous des 5 non-conformités mineures pour ne plus être en difficulté par rapport à l’obtention du certificat. Dans le cas contraire, on a trois mois pour corriger le tir et descendre a minima en-dessous de ce seuil de 5 non-conformités mineures. Bien évidemment, en cas de non-conformités majeures, il faut toutes les corriger.
MB :
Bien sûr. Je souhaiterais ajouter qu’on en est certes à la version 7 du guide de lecture, mais le guide de lecture ne change pas le décret portant le référentiel, et le référentiel ne change pas. Il a toujours ses 32 indicateurs, qui ne bougent pas non plus. J’ai vu quelquefois sur les réseaux sociaux « On en est à la version 7 du référentiel ». Non ! On en est à la version 7 du guide de lecture.
SR :
C’est important de le préciser parce que ceux qui nous écoutent ne sont pas forcément aux prises avec la hiérarchie des normes sur le plan juridique. Il y a la loi qui fixe l’obligation de certification qualité et l’ensemble du système à double étage d’accréditation des organismes certificateurs et d’instance de labellisation reconnues par France Compétences. Il y a ensuite les décrets, qui fixent notamment les critères et le référentiel, et les arrêtés, qui concernent les modalités d’audit et les modalités d’accréditation des organismes certificateurs.
Il y a un autre document de référence qui est le guide de lecture. Il a quant à lui pour objectif d’éclairer les prestataires de formation, qui peuvent s’appuyer sur les exemples permettant de savoir comment satisfaire un indicateur et le niveau qui est exigé. Le guide de lecture est également utile pour les organismes certificateurs, qui en ont connaissance et qui peuvent aussi s’y référer. Il n’a donc pas la même portée qu’un décret ou un arrêté, mais il est pratique, et c’est pour cela qu’il évolue dans le temps.
MB :
On voit bien son évolution à travers les 7 versions. Par exemple, dans l’édition 6, on a rajouté des précisions sur les personnes en situation de handicap, et dans la version 7, on a fait évoluer la lecture des indicateurs 3, 7 et 16 sur les formations certifiantes. On y présente une nouvelle définition de la formation certifiante, qui est une formation qui conduit au RNCP. Ce n’est pas sa définition juridique, mais en tout cas, c’est une définition pratique pour l’analyse du référentiel. Je pense que c’est bien la preuve que vous êtes à l’écoute des retours du terrain, et c’est ce qui fait que ce n’est pas tout à fait par hasard que vous avez fait évoluer le guide de lecture.
SR :
C’est bien le but du jeu, c’est de capter au maximum les retours de terrain. On a installé depuis le début de la réforme un groupe permanent que l’on a réuni en avril dernier qui permet aussi d’avoir ce dialogue non seulement avec les syndicats représentatifs de l’offre de formation – la FFP et les acteurs de la compétence – mais je pense aussi au SYNOFDES et au SYCFI, la Chambre Syndicale des Formateurs Consultants, tous ceux qui peuvent nous éclairer aussi sur les pratiques, et puis enfin les financeurs, les OPCO via le GIE D2OF et tous les autres financeurs cités tout à l’heure. Ce groupe fonctionne, et il aura sans doute vocation à être réuni en septembre. Je pense qu’on refera un point d’étape à horizon de l’automne 2021. Il y a déjà un fort engagement qui peut être constaté, et il y a encore beaucoup d’organismes qui peuvent prétendre à s’engager.
Les audits et les contrôles
JA :
Certains organismes de formation ne savent pas qu’il y aura des contrôles qualité de la part des financeurs, même étant certifiés Qualiopi.
SR :
Oui, c’est un sujet sur lequel on est aussi toujours attentif parce que les mots sont un peu anxiogènes quand on parle de contrôle, donc c’est important de resituer un peu les choses. La marque Qualiopi – Agnès pourra d’ailleurs préciser que c’est une marque d’État avec toute une série d’obligations qui sont liées au dépôt à l’INPI – est une promesse faite notamment aux bénéficiaires, parce que l’objectif de cette réforme est de donner de la visibilité à la formation pour ceux qui ont besoin de s’y repérer (les entreprises, les salariés, les individus en général), ce qui est aussi en corrélation avec la réforme. On a un formidable dispositif qui est le compte personnel de formation (CPF), qui est désintermédié et qui permet à ceux qui le souhaitent d’accéder directement à leur compte et éventuellement de se faire accompagner si besoin. C’est donc normal qu’on ait des outils de régulation, car ce sont des questions qui sont tout aussi importantes à traiter. Ce qui est garanti à travers la certification Qualiopi, c’est le processus.
On a souvent insisté sur ce que cela signifie : c’est bien le processus de délivrance des actions de formation, de bilans de compétences, de formation par apprentissage ou celle permettant de faire valider les acquis de l’expérience qui est garanti à travers l’octroi de Qualiopi. Ce n’est pas intrinsèquement la qualité de l’action en tant que telle, et il y a donc toujours une responsabilité par rapport aux financeurs qu’on a cités, qui manient de l’argent public ou assimilé à des fonds publics.
C’est normal qu’il y ait aussi un contrôle non seulement de l’exécution du service fait, ce qui tombe sous le sens, mais aussi un contrôle plus qualitatif. Ce dernier n’est pas évident, parce que cela suppose aussi qu’on s’entende sur la notion même de contrôle de l’action de formation. Les bénéficiaires rentrent en ligne de compte eux-mêmes ; le financeur doit avoir été suffisamment précis dans son achat, son cahier des charges, sa commande ; l’entreprise doit elle aussi avoir été suffisamment précise dans son achat de formation. Tout cela influe sur l’action de formation, mais ce n’est pas parce qu’il y a des paramètres qui sont complexes qu’on ne se posera pas la question de l’efficacité de ces actions, de leur impact, de la manière dont elles sont en capacité de répondre à des problématiques d’entreprise, de territoire, d’inclusion. C’est tout cela qu’on veut aussi traiter, et c’est une responsabilité qui incombe aux financeurs mentionnés à l’article L.6316-1 qu’on a cités tout à l’heure. Il y a donc bien cette dimension de contrôle de l’action qui ne doit pas être confondue avec les audits.
Le vocabulaire est distinct : on parle d’audit initial, d’audit de surveillance et d’audit de renouvellement par rapport à un processus de délivrance. Il ne faut pas mélanger les choses, même si tout a vocation à améliorer en continu notre système de formation, et c’est normal qu’il y ait des enjeux de régulation qui se posent.
Le contrôle existe déjà et fonctionne car il s’agit d’argent public.
MB :
Voilà, le contrôle existait déjà avant Qualiopi et continue. Il prendra peut-être des formes différentes ?
SR :
Il y a différentes initiatives mises en œuvre. Je parlais du GIE parce que historiquement, il s’est imposé dans le paysage notamment au moment du référencement sur Datadock, qui est très connu. Il y a cette réflexion qui continue sur cette dimension de la qualité des actions ; c’est le cas aussi pour la Caisse des dépôts et consignations et pour Pôle emploi par exemple. Elle vient en aval de ce qu’on garantit à travers la marque Qualiopi.
L’usage de la marque QUALIOPI ®
et le recensement des prestataires certifiés
JA :
Tout le monde sait que Qualiopi est une marque d’État. Qu’est-ce que je peux faire avec cette marque, son logo ? Est-ce que je peux créer un site www.qualiopi.com ? Pouvez-vous nous dire quelques mots sur son usage ? Souvent, par innocence et ignorance (mais pas toujours), on va apposer par exemple le logo Qualiopi à côté de sa formation.
Agnès Glas, DGEFP (AG) :
Effectivement, Qualiopi est une marque de garantie de l’État dont nous sommes propriétaires qui a fait l’objet d’un dépôt auprès de l’INPI avec le règlement d’usage et ses annexes, dont la charte d’usage dont vous avez parlé tout à l’heure, mais aussi la charte graphique. Cette marque est délivrée soit par un organisme certificateur, soit par une instance de labellisation reconnue par France compétences. Au moment de la délivrance du certificat qualité, le certificateur transmet l’usage de la marque au bénéficiaire certifié. Cela signifie a contrario que les organismes de formation qui ne sont pas certifiés Qualiopi ne peuvent absolument pas l’utiliser. Le gestionnaire de la marque pour le compte de l’État est bien le certificateur.
La charte d’usage est assez claire. On a fait un document assez pédagogique, parce qu’un règlement d’usage, c’est un document juridique qui est transmis à l’INPI et qui est très complexe. La charte d’usage est disponible sur le site du ministère. Son utilisation porte sur l’usage des communications au grand public et aux financeurs avec des précautions d’usage. On ne peut pas inclure ce logo partout et n’importe comment. On peut le mettre sur son site internet ; c’est tout à fait possible, puisque c’est la diffusion grand public. En revanche, on ne peut pas le mettre à côté d’une action de formation sur le catalogue ou sur le certificat qui est délivré à l’issue de la formation, parce que ce n’est pas la certification d’une action mais c’est bien la certification de l’organisme de formation lui-même, qui doit en faire usage à ce propos-là. C’est donc pour une communication grand public large, et pas du tout sur des actions de formation en particulier.
On a eu par exemple très récemment une question demandant « Est-ce que je peux apposer le logo Qualiopi dans mon email ? ». Si c’est un e-mail de communication, ça me paraît tout à fait logique qu’on puisse dire qu’un organisme de formation a été certifié Qualiopi, avec bien sûr la mention de la catégorie d’actions pour lequel laquelle il a été certifié. Il est vrai que j’ai vu arriver sur les réseaux sociaux des gens très fiers et très contents d’être certifiés qui montrent leur certificat, ce qui est conforme dès lors que la catégorie d’actions certifiée y est mentionnée. En revanche, si vous communiquez sur les réseaux sur votre organisme de formation, il faut absolument effectivement mettre le logo avec la catégorie d’actions pour laquelle votre organisme a été certifié. L’usage est assez simple.
Vous parliez aussi d’organismes qui pourraient utiliser la marque dans des noms de domaine. Il y a une distinction entre l’usage de la marque sur ses propres documents et l’utilisation du mot Qualiopi dans un nom de domaine. Là, c’est très problématique, car cet usage dans un nom de domaine est interdit. La DGEFP enclenche alors des procédures pour faire supprimer ces noms de domaine et les récupérer, puisque nous sommes propriétaires de la marque. Ces actions se passent généralement bien si l’organisme est certifié et qu’il a fait une erreur de jugement. On a aussi l’exemple des pages internet qui renvoient à d’autres pages avec des sous-domaines. On n’ira pas jusque-là, mais le nom de domaine reste néanmoins protégé.
Pour mener ces vérifications, on a aussi nos services régionaux de contrôle dans les DREETS, qui peuvent faire aussi des contrôles auprès des organismes de formation, sur la mention des catégories d’actions concourant au développement des compétences certifiées, mais aussi pour vérifier que la publicité qui fait usage de la marque est faite correctement. On demande de corriger le tir, et généralement, l’affaire ne va pas plus loin. Le problème se pose surtout pour les organismes de formation qui ne seraient pas certifiés et qui du coup utiliseraient cette marque très convoitée, qui a déjà une valeur sur le marché et qui est de ce fait très utilisée. On envoie également des e-mails aux certificateurs pour vérifier qu’ils ont bien certifié tel organisme, parce que pour l’instant, nous n’avons pas encore la liste de tous les organismes de formation certifiés sur le marché.
En revanche, à partir du 1er janvier 2022, la liste publique des organismes de formation, que tout le monde peut d’ores et déjà consulter sur www.data.gouv.fr (104 093 organismes ayant un NDA au 19/07/21) mentionnera leur éventuelle certification qualité. On saura si votre organisme est certifié ou non, et le cas échéant pour quelle catégorie d’actions concourant au développement des compétences. Les financeurs auront accès par un autre canal informatique à cette liste pour savoir qui est certifié ou pas. La transmission des listes est vérifiée.
JA :
À quelle fréquence la liste sera-t-elle mise à jour ?
AG :
La liste sera mise à jour quotidiennement. Les certificateurs ont cette obligation de nous transmettre la liste des organismes certifiés ainsi que celle des retraits et suspensions de certification. C’est cette liste qui sera mise à jour quotidiennement.
MB :
Le nom du certificateur sera-t-il précisé ?
AG :
Non, pas sur la liste. L’important, c’est de savoir si le prestataire est certifié Qualiopi ou non, peu importe par qui.
Je voudrais préciser par ailleurs que la liste comportera également les établissements d’enseignement supérieur, qui sont réputés certifiés qualité et qui n’ont pas besoin d’être audités. Ils peuvent le faire s’ils le souhaitent, notamment s’ils veulent utiliser la marque. Tous les établissements d’enseignement supérieur évalués par le HCERES, la CTI, etc. apparaîtront aussi sur la liste avec l’information de la certification qualité sur les quatre catégories d’actions concourant au développement des compétences, puisqu’ils sont réputés être certifiés qualité pour ces quatre catégories.
JA :
Vous l’avez dit, il faut absolument s’astreindre à consulter ces deux documents très courts et très explicites que sont la charte d’usage et la charte graphique de la marque Qualiopi. Il y a même des exemples de ce qu’il ne faut pas faire, donc il faut prendre la peine de les lire pour ne pas se retrouver en difficulté.
MB :
Nous avons reçu récemment une question à ce sujet : « Est-ce que je peux mettre le logo Qualiopi sur mon Powerpoint de présentation, pendant une formation ? ». La réponse est celle que vous nous avez donnée : ce n’est pas l’action de formation qui est certifiée mais l’organisme. On ne voit pas bien ce que le logo Qualiopi vient faire sur un support pédagogique.
JA :
Il y a une appétence pour ce logo, probablement en raison des couleurs bleu/blanc/rouge et de la mention « République Française ».
AG :
Vous faites bien de le dire car ce logo a changé dans le courant de l’année, dans la mesure où nous avons désormais une nouvelle charte d’État. Le poids de la propriété de l’État doit être là, puisqu’il est le propriétaire de la marque et qu’il en fait usage, ce qui explique la présence de la mention « République Française » et de la bannière Marianne. C’est donc encore plus attractif pour les organismes de formation d’obtenir ce sésame.
Une précision s’impose pour les organismes (notamment d’État) qui auraient déjà une Marianne sur leurs supports de communication, car on ne peut pas avoir de double Marianne. Dans ce cas, ils utiliseront la marque sans la mention « République Française ».
JA :
Cela paraît accessoire, mais il faut le préciser. Cela participe de l’information, la professionnalisation et la connaissance de notre secteur.
MB :
Cela montre aussi que l’État est attentif à l’utilisation de ses propres règles par l’interdiction de cette double utilisation de la Marianne pour les organismes publics concernés (certains CFA, Greta, etc.).
La formation des auditrices et des auditeurs
MB :
Nous avons à présent un sujet sur la formation des auditeurs par les certificateurs, ainsi que leur propre évolution sur certains indicateurs, notamment le 23 (veille réglementaire sur le champ de la formation professionnelle).
JA :
Je vais commencer par le risque, puisque la qualité, c’est d’anticiper des risques. Le risque c’est qu’en situation de surchauffe de demandes, le certificateur fasse appel à des auditeurs qui ne disposent pas totalement des compétences requises dans le domaine de la formation, ou plus rarement dans le domaine de l’audit.
La plupart des certificateurs que nous connaissons ont un dispositif de formation et d’intégration de leurs nouveaux auditeurs. Il y a des réunions chez la plupart des certificateurs entre auditeurs pour échanger sur les difficultés rencontrées. Il faut rappeler que l’organisme de formation a des capacités de recours auprès de l’auditeur, puis du certificateur. Il peut également solliciter le COFRAC et les services de l’État si ces premières démarches n’aboutissent pas. Si aucun de ces recours ne fonctionne, cela signifie que le prestataire se trompe, et il faut le dire. La conversation se passe d’abord avec l’auditeur.
AG :
C’est le COFRAC qui accrédite les certificateurs et veille tout au long du cycle d’accréditation que les auditeurs soient bien formés. Tout signalement à ce sujet doit donc être transmis au COFRAC.
MB :
Le COFRAC pratique en permanence des évaluations en vérifiant comment se déroulent les audits.
AG :
La DGEFP n’intervient pas forcément là dessus parce qu’elle n’a pas à connaître la formation de chaque auditeur en particulier, et s’il y avait des signalements à faire, c’est vers le COFRAC qu’il faut se tourner.
JA :
Très bien, merci beaucoup.
L’accompagnement à la certification et à la démarche qualité
MB :
Passons désormais au sujet du marché de l’accompagnement [à la certification Qualiopi, NDLR], en notant que deux accompagnateurs se trouvent autour de la table cet après-midi.
A-t-on une estimation de près du nombre d’accompagnateurs ?
SR :
Non, car c’est un marché qui est libre, donc la DGEFP n’est pas en charge du suivi de ce marché.
JA :
Pas de velléités de régulation sur ce marché ?
SR :
Absolument. Il est important de rappeler que les organismes certificateurs sont soumis à la norme internationale ISO 17 065, qui permet de garantir leur professionnalisme, leur indépendance et la professionnalisation des auditeurs. Il ne faut pas qu’il y ait de confusion entre le rôle d’accompagnateur et celui des auditeurs. Des règles de déontologie s’imposent dans le cas de déport, lorsque l’accompagnateur d’une structure est proposé comme auditeur de cette même structure. Ce point de repère est garanti par la norme ISO 17065 ; pour le reste, c’est un marché qui est réellement un marché libre sur lequel on n’a pas d’intervention particulière à avoir en termes de régulation.
JA :
Voilà une information importante et intéressante.
MB :
Oui, c’est intéressant. Les accompagnateurs doivent être complètement indépendants des certificateurs et ne pas avoir de liens économiques avec eux ; je pense que tu seras d’accord à ce sujet, Jacques ? Et surtout, bien évidemment, un accompagnateur ne peut pas se retrouver ensuite en position d’auditeur.
Une autre question nous a été posée : un accompagnateur peut-il assister à l’audit et intervenir dans le cours de l’audit ? La loi ne dit rien à ce sujet.
JA :
Effectivement, la loi ne dit rien. Nous avons parfois des organismes de formation qui font de la formation depuis un moment, et lorsqu’ils la pratiquent à titre accessoire, sont un peu éloignés des pratiques de formation quotidiennes. Ils se disent alors, par exemple, « Je vais prendre un stagiaire cet été, il va me faire mon dossier Qualiopi ». Bien sûr, il faut dire à l’organisme de formation qu’il va se trouver en difficulté le jour de l’audit, parce que le stagiaire ne sera peut-être plus là, et si l’accompagnateur est là, il ne maîtrisera pas très bien son processus qualité. De ce fait, il risque de se mettre en difficulté, même si on peut imaginer que ce sera plus confortable d’avoir l’accompagnateur présent au moment de l’audit. C’est rarement une bonne idée, mais rien n’est prescrit sur le sujet. L’essentiel est que l’auditeur et le certificateur respectent la norme 17 065.
SR :
C’est aussi l’occasion de rappeler que la démarche qualité doit être aussi utile. Ce n’est pas quelque chose qui doit être vécu comme une contrainte administrative. Je ne dis pas que certains ne le vivent pas comme ça, et je le regrette. L’enjeu n’est surtout pas de se reposer sur le responsable qualité mais plutôt de penser à l’intervention de l’ensemble des équipes : des animateurs, des intervenants en formation, de l’équipe administrative, de l’équipe commerciale, en tenant bien évidemment compte de la taille et du nombre de sites de la structure. Il y a des conclusions de contrats de prestation avec des sous-traitants, de conventions, et tout cela rentre dans la logique de l’organisme certifié, qui doit avoir cette maîtrise de la chaîne, d’où la notion de fonction centrale qui a été particulièrement mise en avant. C’est donc tout un processus qualité qui est embarqué et qui doit être pensé collectivement, plutôt que par une seule personne.
Bien sûr, chacun peut faire comme il l’entend, et confier ce projet à un stagiaire, mais je ne suis pas sûr que ce soit de bonne politique. Au contraire, il faut plutôt se donner l’occasion de penser son positionnement par rapport aux financeurs et à ses clients, de repenser son organisation, notamment avec les nouveaux dispositifs qui ont été mis en place, tels que le compte personnel de formation, qui est un nouveau marché avec des nouvelles règles du jeu, mais aussi le plan de développement des compétences ou encore l’apprentissage, qui prend un essor particulier et qui est assuré désormais par le financement des OPCO. Il faut saisir cette occasion pour repenser son business, son marché, sa relation clientèle, et c’est plutôt cela qu’il faut valoriser dans le cadre de la démarche qualité. Il y a un numéro intéressant de Centre Inffo qui est paru récemment et qui relate assez bien les enjeux de la démarche qualité, tout comme le rapport d’études de l’enquête de France Compétences. C’est aussi le sens du critère portant sur l’environnement socio-économique et juridique dans lequel on évolue.
MB :
L’autre grande différence avec ce que l’on a connu auparavant avec Datadock est qu’il s’agissait de faire un dossier. On voit de temps en temps apparaître la question « Qui peut m’aider à faire mon dossier Qualiopi ? ». Or, on ne fait pas un dossier Qualiopi qu’on enverrait à l’autre bout de l’internet en attendant un retour de quelqu’un qui dirait « Votre dossier est valide, alors allez-y, vous pouvez former et on peut financer l’action de formation ». On est complétement passé à autre chose, avec une vraie appropriation de la démarche qualité, qui doit être prise en charge par l’ensemble de l’équipe. Cette démarche permet d’analyser l’ensemble du processus de délivrance d’une action de formation, d’un bilan de compétences, d’un accompagnement à la VAE ou d’une formation par apprentissage.
JA :
De la même manière que s’il y a eu un peu d’inquiétude concernant Datadock, on a vu quand même que pour une partie des prestataires, cette démarche a contribué à prendre du recul par rapport à leurs pratiques.
SR :
Dans une enquête, beaucoup d’organismes avaient reconnu que Datadock les avait aidés à structurer leur réflexion, même s’il y a eu des critiques au début parce que cette plateforme était un peu perçue comme une contrainte de déclarations. D’autres ont souligné que cela les avait aidés aussi à se professionnaliser, et c’est important de le rappeler. Cela n’enlève rien à toute la démarche qui a été menée, mais là, il est vrai qu’on est passé à une étape plus exigeante.
La loi est très claire de ce point de vue là par rapport à l’exigence nouvelle. Cependant, on ne partait pas d’une terre inconnue puisque la démarche était déjà engagée en 2014, et même en amont parce que certains avaient mis en œuvre une démarche qualité, certes de manière relativement confidentielle, avant même que les dispositifs législatifs s’en emparent. La démarche issue du décret du 30 juin 2015, et désormais la loi du 5 septembre 2018, [ont donné] une plus grande importance aux exigences portant sur le sujet de la structuration [de la démarche qualité].
MB :
« Vers une société de compétences », c’est le titre premier de la loi de 2018.
JA :
On voit bien la progression depuis 1971.
SR :
Je pensais aussi à cela, parce que c’est une date anniversaire qui nous réunit tous aussi en termes de point de repère. Il s’agit de la loi Delors de 1971, qui est fondatrice du système moderne de formation. On était dans une période de nouvelle société dans laquelle Jacques Chaban-Delmas se sentait particulièrement concerné. En 2018, on parle de compétences et et de la compétence, et c’est ce qui change cinquante ans après.
MB :
Voilà, c’est vers une nouvelle société de compétences, donc nous avons des actions de développement des compétences, et des acteurs concourant au développement des compétences.
SR :
Tout se tient !
JA :
C’est un grand jour, parce qu’il faut aussi montrer aux prestataires comment tout cela s’inscrit dans une histoire singulière. En travaillant à l’ISO, on a l’occasion de voir comment cela se passe dans d’autres pays, et on voit qu’en France, il y a un investissement public important sur les questions de la compétence, de la formation et de son financement.
MB :
On voit bien dans la discussion que nous avons là, et c’est déjà ce que l’on avait dit l’année dernière dans notre précédent webinaire, que le texte du référentiel n’a pas été écrit par l’administration toute seule. Lorsque l’on pratique ce texte au quotidien, on s’aperçoit que c’est un texte qui vient du terrain. L’application complète d’un texte tel que celui-là est par ailleurs rare.
JA :
Il faut le rappeler aux organismes de formation.
SR :
Oui, je pense que c’est dû à des partis pris qui ont été retenus dès le départ. Ce n’était pas d’aller chercher une sorte de matrice administrative qui se serait imposée aux acteurs, mais bien une co-construction. Cela ne veut pas dire qu’on était toujours tous d’accord sur chaque terme de chaque indicateur, mais il y avait des éléments de consensus, de compréhension et d’écoute qui ont permis de l’écrire petit à petit. Ce fut un travail de longue haleine qui a duré 18 mois de travail en prenant compte des enseignements de la période passée des financeurs et de l’offre de formation dans toute sa diversité. C’était important que ce travail soit aussi le reflet de l’ingénierie de formation, et de la compétence désormais. Je pense que cela a nourri ce référentiel, qui est certes porté par un décret, mais dont le contenu (les indicateurs et les critères) sont bien issus de ce travail collaboratif avec les différentes parties prenantes.
JA :
C’est aussi l’occasion de démonter les rumeurs et fake news sur les réseaux sociaux et dans les conversations de salon avançant le fait que la certification Qualiopi aurait été mise au point notamment pour assassiner les petits organismes de formation. Il faut rappeler que vous avez choisi très régulièrement d’auditionner des représentants des formateurs indépendants, ou des organismes de taille modeste…
SR :
Et il y a des organismes de taille modeste qui accèdent à la certification Qualiopi.
Les évolutions du Guide de lecture
MB :
Nous avons reçu des questions sur l’audit initial, de surveillance et de renouvellement.
SR :
Le fait marquant est vraiment le fait d’avoir autorisé les audits initiaux à distance jusqu’à la fin d’année 2021 comme une alternative possible à une visite sur place. Il faut rappeler que lorsque l’on fait appel à cette modalité d’audit initial à distance, l’audit de surveillance sera forcément réalisé sur site, avec toutes les souplesses qui sont permises par ailleurs. Ainsi, ce n’est pas forcément sur le lieu de réalisation de l’action en fonction de la taille de l’organisme. En effet, un indépendant peut travailler uniquement chez le client, et n’aura alors pas forcément de locaux. L’exigence restera tout de même de prévoir les choses différemment par rapport à l’audit initial.
L’audit de renouvellement a été adapté parce qu’il y a beaucoup d’organismes qui se sont engagés dans la démarche en 2019 ou en 2020, et on a adapté la durée de validité du certificat (4 ans au lieu de 3). L’amplitude de l’audit de surveillance a elle aussi été adaptée, car il peut désormais être réalisé entre le 14e et le 28e mois pour tout certificat obtenu avant le 1er janvier 2021 [le cycle de certification durant 4 ans dans cette configuration, NDLR].
Les modalités de l’audit initial s’appuient sur la base du dernier bilan pédagogique et financier. Si l’on n’a pas produit de bilan pédagogique et financier – pour les nouveaux arrivants -, ce sont les éléments de la comptabilité qui permettent de renseigner [le certificateur] sur le chiffre d’affaires, qui servira de base de calcul de la durée de l’audit.
La formation reste un marché libre et dynamique ; beaucoup d’organismes entrent sur ce marché et en sortent chaque année.
JA :
Est-ce que l’on se réfère toujours aux mêmes données que précédemment ? Y a-t-il toujours le même nombre d’entrants et de sortants ?
AG :
On compte environ 14 000 nouveaux organismes et un peu moins de sortants chaque année.
JA :
On est donc sur un solde plutôt positif d’année en année.
AG :
Il faut aussi tenir compte des CFA historiques qui doivent désormais se déclarer comme organismes de formation, ainsi que des CFA d’entreprises qui entrent sur le marché.
JA :
En ce moment, on entend certains certificateurs qui indiquent à leurs audités qu’ils vont réduire la durée des audits de surveillance quand ils ont eu lieu à distance parce qu’il n’y a pas de déplacement. Y a-t-il une doctrine à ce sujet, en-dehors du fait qu’on ne peut pas passer son audit initial et son audit de surveillance à distance ?
SR :
On ne peut pas non plus faire un jour et demi d’audit en une journée. On a eu l’occasion de rappeler certaines choses aux certificateurs, et ils savent qu’ils doivent faire plus attention. Il y a des durées qui sont prévues en fonction du nombre de sites, et cela doit être respecté. C’est symbolique mais la situation s’était posée très concrètement, donc on a apporté ce genre de précision dans le « Questions/Réponses ».
MB :
On peut parler peut-être de l’évolution du guide de lecture avant de passer aux questions finales ? Peut-on déjà prévoir les prochaines évolutions du guide de lecture ? Y a-t-il une version 8 en préparation ?
SR :
Pour l’instant, il n’y a pas de v8 en préparation. Une évolution de version peut être envisagée s’il y a des demandes qui sont portées collectivement. Ce n’est pas une demande particulière qui en sera le fait générateur, sauf s’il est d’une pertinence absolue. Il faut que cette évolution ait un intérêt pour tout le monde pour ne pas modifier le guide de lecture en permanence. Les précisions pouvant y être apportées peuvent concerner par exemple les éléments de preuve, car leur liste n’est pas exhaustive, si on constate que cela présente un intérêt pour les organismes de formation. Le guide de lecture peut encore être revu en fonction de l’évolution de la situation.
Le recueil des avis des financeurs
Les formations à distance
JA :
Il semblerait que la Caisse des dépôts et consignations et les membres du GIE de Datadock refuseraient de répondre au recueil d’appréciation destiné aux financeurs qui est prévu par l’indicateur 30 du critère 7 du RNQ. Cela peut sembler être un détail, mais la loi n’ayant pas changé, l’auditeur est toujours en droit de demander de recueillir les appréciations des financeurs et de les relancer, et ce même si ces derniers ont décidé de ne pas répondre à ces enquêtes. C’est donc une suggestion d’évolution du guide de lecture que je soumets à votre réflexion future.
MB :
C’est un vrai sujet, tout comme le fait de savoir sur quels points interroger les financeurs. Cela questionne de manière plus générale la relation administrative entre les organismes de formation avec les financeurs, car elle n’a pas beaucoup d’impact sur la façon dont le processus [de délivrance de l’action concourant au développement des compétences, NDLR] est conduit.
Une autre piste d’évolution pourrait porter sur le fait d’intégrer au guide de lecture des éléments de preuve propres à la formation à distance. Je rencontre de plus en plus d’organismes de formation qui travaillent pratiquement 100% à distance, et de nouveaux éléments de preuve intéressants et pertinents pourraient être ajoutés. Nous travaillons sur cette question avec le Forum des acteurs de la formation digitale.
JA :
C’est un travail comparable à ce qui a été fait pour les personnes en situation de handicap.
SR :
Je souhaiterais d’abord réagir sur le sujet du Forum des acteurs de la formation digitale, et notamment la prise de présidence par Joël Ruiz, qui est un très bon connaisseur du système de la formation professionnelle et avec lequel on aura l’occasion de travailler. Effectivement, la modalité de formation à distance s’est imposée encore davantage dans les pratiques, même si on voit bien que l’hybridation, et donc le fait que cela s’associe aussi avec des modalités plus présentielles ou de la formation en situation de travail, a une attractivité toute particulière. Ce sont des éléments intéressants.
Je pense aussi au Guide des formations multimodales, qui est un document utile et qu’on peut télécharger très facilement. Il est gratuit, et il décrit bien les modalités de preuves, les parcours, la manière de renseigner sur l’exécution de ces formations à distance. Il y a déjà des éléments sur la formation à distance dans le guide de lecture, et beaucoup de choses qui renvoient aux nouvelles modalités pédagogiques, et il y a aussi ce guide des formations multimodales, qui semble être un outil complémentaire.
Ce sont des questions qui sont clairement posées, et on aura l’occasion d’y travailler avec les acteurs du digital, car on a des pure players, qui sont des organismes 100% à distance ainsi que de l’apprentissage 100% à distance, puisque ce sont des modalités couvertes par la loi.
Sur la question de l’indicateur 30 que vous évoquiez, il s’agit du critère 7, qui porte sur le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées des parties prenantes au sujet des prestations délivrées. On s’attend à avoir un recueil des appréciations des bénéficiaires – cela tombe sous le sens, et ils sont cités en premier – ainsi que des entreprises, qui sont à l’origine de l’achat. Dans la réflexion collective, on avait aussi pensé aux financeurs, qui sont des parties prenantes qu’il ne faut pas oublier et qui adressent eux-mêmes des enquêtes de satisfaction aux bénéficiaires. Le niveau attendu de l’indicateur est d’avoir un système de collecte, pas forcément d’avoir des résultats.
MB :
Les financeurs tels que la Caisse des dépôts et des consignations ou Pôle emploi proposent aussi des systèmes de recueil des appréciations des stagiaires. Il est intéressant de comparer ce que les stagiaires ont répondu aux enquêtes de satisfaction des financeurs avec ce qu’ils ont consigné dans l’enquête de satisfaction adressée par l’organisme de formation. Il arrive aussi que des financeurs nous écrivent pour demander des précisions sur la formation, comprendre pourquoi elle se déroule de telle ou telle façon, de justifier le tarif… C’est une démarche qui n’est pas prise en compte par l’auditeur s’il s’intéresse uniquement aux sollicitations de l’organisme vis-à-vis des financeurs. Cela questionne donc l’agilité et la souplesse de la conduite de l’audit.
SR :
Le Code du travail rappelle d’ailleurs que les financeurs, sans être dans l’encadrement des prix, doivent néanmoins assurer une veille sur ce point, car ils ont une responsabilité dans l’adéquation de la prestation achetée [avec son prix d’achat, NDLR].
On l’a notamment vu avec le FNE-Formation, et les OPCO ont assuré leur rôle de suivi car les coûts horaires ont parfois explosé. Il y a des facteurs objectifs qui peuvent l’expliquer, notamment le passage à la formation à distance et à des durées de formation plus courtes. Il y a toujours eu ce travail de veille, et lorsque le coût horaire était disproportionné ou en inadéquation avec les prestations achetées dans des conditions normales d’exploitation, les OPCO étaient dans leur rôle de refuser les prises en charge. Le dialogue avec les financeurs permet cependant d’apaiser les choses et de retrouver une situation normale.
JA :
C’est pour cela qu’en ce qui concerne l’indicateur 30, on voit que les courriers des financeurs sont moins de l’ordre du contrôle a priori et davantage dans une posture de partie prenante. Chaque partie coopère tout en jouant son rôle ; le contrôle faisant partie du rôle des financeurs. Cette aventure collective vise à faire réussir la prestation dans une société de compétences.
Les coûts de la certification
Les nouveaux entrants
MB :
Nous allons passer aux questions qui nous ont été posées en amont du webinaire, en commençant par l’éventualité d’une baisse du coût de la certification au fil du temps. Cela répond à une confusion entre la durée d’audit et le coût de la certification. Il faut comparer les offres des certificateurs, car les prix sont libres. De nombreux prestataires ont proposé que le système de calcul de la durée d’audit, qui tient notamment compte du chiffre d’affaires, soit revu. Avez-vous des éléments de réponse à ce sujet ?
SR :
Comme Agnès l’indiquait tout à l’heure, le chiffre d’affaires est pris en compte dans les modalités d’audit. C’est un marché libre, et la fixation des prix l’est également. Plus la concurrence entre les certificateurs est importante, plus les tarifs de la certification deviennent abordables, ce qui est adapté aux petites structures pour lesquelles 1000 ou 1500 € est une dépense conséquente qu’il faut pouvoir assumer. On a donc intérêt à avoir une palette de certificateurs importante, ce qui est le cas.
MB :
C’est effectivement un coût, mais il faut également le considérer comme étant un investissement.
SR :
C’est aussi pouvoir adosser son organisme à une marque, à une promesse faite aux usagers, aux entreprises et aux individus. C’est certes un coût important, mais c’est aussi un investissement [dans la valeur ajoutée de cette marque, NDLR], au-delà de la notoriété que l’on peut avoir.
MB :
Nous avons parlé tout à l’heure des exceptions à l’obligation de la certification Qualiopi dans l’enseignement supérieur. Une autre question porte sur une demande de précisions au sujet de la notion de nouvel entrant.
JA :
Lorsqu’on a écrit le référentiel, la notion de nouvel entrant concernait les organismes nouvellement créés qui n’étaient pas en mesure de montrer des actions réalisées, hormis celle déclarée pour pouvoir obtenir leur numéro de déclaration d’activité (NDA). J’ai rencontré des organismes qui n’avaient pas encore réalisé d’actions et qui s’engageaient dans la démarche de certification dès l’obtention de leur NDA. Les certificateurs savent en tenir compte lors des audits. La question qui se pose à ce sujet porte sur le fait de commencer une activité complémentaire dans une nouvelle catégorie d’actions concourant au développement des compétences et sur l’échantillonnage des dossiers par l’auditeur au cours de l’audit. En effet, il arrive parfois que l’auditeur pose des questions sur une formation présente dans le catalogue mais qui n’a pas encore été proposée. Dans ce cas précis, l’auditeur considère-t-il que l’organisme est un nouvel entrant, ou bien doit-il l’exclure de l’échantillon ?
MB :
Le point 5.11 du « Questions/Réponses » de la DGEFP répond à ce point spécifique.
SR :
Les sessions les plus récentes sont prises en compte lors de l’audit. L’entrée dans une nouvelle catégorie d’actions concourant au développement des compétences est quant à elle traitée dans l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail.
MB :
Une question porte sur les sources des chiffres indiqués au début de ce webinaire, et sur la façon de les retrouver.
SR :
Les sources sont les données émanant des organismes certificateurs, qui ont une obligation de transmission à l’administration de ces informations énoncée par l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux exigences pour l’accréditation des organismes certificateurs prévues à l’article R. 6316-3 du code du travail. L’arrêté concerne également les instances de labellisation.
Ces données alimenteront la liste publique des organismes certifiés qui sera disponible à partir du 1er janvier 2022. À compter de cette date, l’obligation de transmission du nombre de prestataires certifiés deviendra quotidienne. Les instances de labellisation auront des modalités de transmission de ces données légèrement différentes mais alimenteront eux aussi cette liste. La liste publique permettra aux financeurs et à tout un chacun de pouvoir s’y référer. Elle peut aussi aider un organisme à décider de se lancer dans la démarche de certification en voyant les résultats des autres prestataires.
Les audits de surveillance
L’arrêt au 1er janvier 2022 des audits initiaux à distance
MB :
Il est temps d’y aller si ce n’est pas fait ! Un mot de conclusion sur le bilan à deux ans de Qualiopi : est-ce un succès ? Peut-on comparer ses résultats avec les systèmes issus du décret précédent [du 30 juin 2015, NDLR] tels que Datadock ?
SR :
Je ne pense pas que l’on puisse raisonner en ces termes. On est dans une démarche d’amélioration continue que l’on cherche à promouvoir, et on cherche également à promouvoir une plus grande lisibilité de l’offre de formation. Cela répond à des critiques qui ont été faites depuis de nombreuses années, peut-être parfois à tort, d’un système perçu comme opaque, pas suffisamment lisible pour les entreprises et les individus, qui ont du mal à se repérer parmi toute l’offre de formation qui leur est proposée. Le décret du 30 juin 2015 a été une première expérience en ce sens, on l’a rappelé, en demandant aux financeurs de s’assurer de la capacité des prestataires à s’inscrire dans une démarche déclarative.
Avec Qualopi, on est dans un changement de paradigme, car ce sont les prestataires qui apportent la preuve de ce respect du RNQ vis-à-vis des financeurs. Cette exigence de lisibilité n’était pas complètement satisfaite avec les systèmes issus du décret du 30 juin 2015, et le législateur a souhaité renforcer cet objectif. Il faut aussi raisonner en se référant à une échelle européenne et internationale en étudiant les démarches qualité présentes dans d’autres pays. On peut citer l’exemple de l’Allemagne, qui a mis en place un système très proche de celui que l’on a aujourd’hui avec le DAX, qui est l’équivalent de notre COFRAC. Ces démarches qualité ne sont pas seulement pensées à l’échelle nationale mais aussi à une échelle globale tout en tenant compte des spécificités du système français.
On a parlé précédemment de la loi de 1971, dont l’un des objectifs était de développer un marché de la formation avec une incitation fiscale, puisque les employeurs avaient des dépenses obligatoires en matière de formation qui étaient consignées sur des Cerfa pour en attester. La démarche entreprise depuis un certain nombre d’années est d’aller au-delà de cette logique fiscale pour aller davantage vers le sens même de ce que l’on cherche à promouvoir, à savoir l’efficacité de notre système de formation, qui investit beaucoup d’argent public à travers différents financeurs et dont on attend un retour sur investissement, et de travailler ensemble à l’amélioration continue de ce système. Cette certification est un outil, un moyen pour y contribuer.
JA :
Comment se passent les audits de surveillance ?
Il faut rappeler que l’arrêté du 6 juin 2019 précise les modalités de déroulement de ces audits de surveillance.
SR :
Il faut regarder ce que prévoit l’arrêté. Nous avons rappelé tout à l’heure que le calendrier des audits de surveillance s’est élargi pour ceux qui se sont engagés dans la démarche de certification [avant 2021, NDLR]. En revanche, il n’y a pas de spécifications nouvelles en ce qui concerne l’audit de surveillance.
MB :
C’est une discussion qu’il faut engager avec le certificateur dès l’audit initial en planifiant aussi son audit de surveillance.
SR :
L’audit de surveillance s’inscrit dans une logique d’analyse de risques qui dépend des résultats de l’audit initial. S’il y a eu des non-conformités constatées au cours de ce premier audit, l’audit de surveillance portera plus particulièrement sur les dysfonctionnements relevés afin de s’assurer qu’ils ont bien été corrigés, ce qui oriente l’analyse de risques conduite par l’auditeur et le certificateur. Il y a aussi une logique de sites, car on n’ira pas voir les mêmes sites que ceux qui ont été retenus pour l’audit initial.
MB :
J’aimerais avoir une précision : tout à l’heure, tu as dit que l’audit initial peut être réalisé à distance. Cette modalité est-elle bel et bien valable jusqu’à la fin de l’année 2021 ?
SR :
Tout à fait, l’audit initial pourra être réalisé à distance jusqu’à fin 2021. Ensuite, si tout va bien, les audits initiaux reprendront totalement sur site. Cette modalité d’audit initial a été aménagée et accordée dans un contexte particulier pour s’adapter aux contraintes liées à la Covid, mais elle n’a pas vocation à durer. À compter du 1er janvier 2022, les audits initiaux seront donc réalisés uniquement sur site, mais les audits de surveillance pourront toujours être effectués à distance.
La clôture du webinaire
MB :
Merci à tous les deux d’avoir accepté notre invitation. On se retrouvera le 2 septembre pour notre prochain webinaire avec Sophie de Clauzade de Mazieux, qui a créé un CFA, et Yann Bouvier, de la Fondation des Innovations Pour l’Apprentissage, pour parler de la création d’un CFA ou d’un CFA d’entreprise, qui diffère de la création d’un organisme de formation.
SR :
Centre Inffo devrait produire dans les prochains jours un guide sur les certificateurs qui ont accepté de participer à ce projet. Vous pouvez aussi consulter le guide de lecture et nos Questions/Réponses pour vous préparer à vous engager dans votre démarche de certification si ce n’est pas encore le cas.
MB :
Merci à vous et bon été à tous !
[ Merci à Stéphane Rémy et Agnès Glas, de la DGEFP, à Jacques Abécassis, de LUCID formation conseil, pour leur participation à cette importante rencontre. Merci à Kataline Baujard et Aurore Chigolet pour leur assistance technique, et à Sara Croüs pour la rédaction de cette transcription intégrale.]
Rediffusion de ce webinaire du jeudi 24 juin 2021
Rediffusion jusqu’au 22 février 2022
Vidéo également accessible sur notre chaîne Youtube
Les prochains webinaires de la chaîne
qualite-et-formation-professionnelle.fr
et Sophie de Mazieux (Alternance Pro)
et Stéphane Rodriguez
(Défi Métiers Île-de-France)
